De permanente dataroom is sterk in opkomst. Opvallend: het opzetten van de dataroom bij een M&A-transactie vindt steeds vroeger in het transactieproces plaats. Verwonderlijk is dat niet: de kwaliteit van de dataroom en het bijbehorende proces wordt immers al ver daarvoor bepaald. Over de benefits van Legal Process Outsourcing (LPO): in control met een virtuele dataroom (VDR) of een permanente dataroom.
Organisaties zien een veelheid aan verplichtingen, wetten en regelgeving op zich afkomen. Zij moeten snel en slagvaardig kunnen reageren op de dynamiek in de markt. Maar kan het interne beheersingsapparaat wel flexibel meebewegen? Controle en transparantie zijn essentieel. Is de onderneming ‘in control’ en transparant, ook richting stakeholders, adviseurs en toezichthouders?
In control met een professionele dataroom
Deze vraag wordt wel zeer actueel als er een transactie op stapel staat. Een voortvarende due diligence is vereist! Een professioneel opgebouwde dataroom laat dan zien dat de target in control is. Dit zal de koper comfort bieden. Ook maakt het ‘fair disclosure’ mogelijk, de onderhandelingen verlopen soepeler en het levert een gecontroleerd en efficiënt Q&A-proces op. Dit legt minder tijdsbeslag op het management en de business.
LPO is een logische trend
 Over tijdsbeslag gesproken: de advocaat die het M&A-proces begeleidt en de transactie juridisch vormgeeft heeft het druk. Tegelijkertijd staan zijn of haar uurtarieven onder druk. Veel juridische processen zijn al geautomatiseerd en worden gestandaardiseerd aangeboden. Opdrachtgevers kunnen daardoor scherper inkopen. Tegen deze achtergrond biedt Legal Process Outsourcing (LPO) ongekende mogelijkheden. Mogelijkheden om in een dataroom effectiever, efficiënter en gemakkelijker samen te werken in het M&A- en due diligence-proces.
Ervaring en kennis vereist 
Maar het opzetten en inrichten van een dataroom vergt ervaring en kennis van de materie, voorbereiding, jarenlange expertise op juridisch, procesmatig, projectmatig en IT-gebied, evenals ownership. Het is de eerste stap op weg naar ‘in control zijn’ en ‘due diligence ready’ zijn. Maar als de visie op ‘in control zijn’ ontbreekt, kan dat juridische dan wel financiële consequenties hebben.
Respect voor elkaars expertise en domein
Bovendien vraagt het inrichten van een dataroom om een heldere verdeling van taken en het respecteren van elkaars expertise en domein. De corporate finance adviseur begeleidt de verkoop en de advocaat is en blijft primair verantwoordelijk voor de transactiedocumentatie. De dataroombeheerder coördineert het dataroomproces. Hun gezamenlijke doel is een soepele dealflow, een efficiënt transactie- of due diligence proces en een tevreden opdrachtgever.
Permanente dataroom: altijd due diligence ready 
Bij een permanente dataroom, bijvoorbeeld voor private equity, is dat: permanent inzicht in corporate housekeeping, contractmanagement en in risico’s en performance van de bedrijven in portefeuille. De opdrachtgever heeft dan continu het huis op orde en is altijd ‘due diligence ready.’ Ook voor bedrijven die onder het vergrootglas van de bank liggen (Bijzonder Beheer) biedt een permanente dataroom uitkomst en flexibiliteit.
Conclusie 
Ondernemingen die in control willen zijn dienen een visie te ontwikkelen op het gebruik van een virtuele dataroom of permanente dataroom. Tegenwoordig biedt Legal Process Outsourcing (LPO) ongekende mogelijkheden om in een virtuele dataroom effectiever, efficiënter en gemakkelijker samen te werken in het M&A- en due diligence-proces. Bij een permanente dataroom heeft de onderneming altijd inzicht in corporate housekeeping en in de risico’s en performance van de bedrijven in portfolio.
Auteur: Otto Wilten, COO, Otto@theroom.nl+31 626942162.